Team Assistant & Department Coordinator (m/w/d)

Location: Darmstadt
Job Type: Full time

Zur Verstärkung unseres Entwicklungsteams in Darmstadt suchen wir Sie als

Team Assistant & Department Coordinator (m/w/d)*

Als „Team Assistant & Department Coordinator“ der Abteilung System Integration unterstützen Sie unsere Spezialisten, Team Manager und Abteilungsleiter bei der täglichen Arbeit. Sie halten diesen den Rücken frei und kümmern sich um die anfallenden täglichen Prozesse und Aufgaben. Der Fokus liegt dabei auf Kalenderorganisation, Vertragswesen sowie der Verwaltung und Verteilung der abteilungsinternen Anfragen. Dabei behalten Sie jederzeit den Überblick und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Dabei sind Sie hochgradig organisiert und anpassungsfähig und sind in der Lage sein, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und gleichzeitig selbstorganisiert zu arbeiten. Auch dass ein Teil Ihrer Arbeit auf Englisch stattfindet ist für Sie ganz normal.

Zu den wesentlichen Aufgaben gehören

  • Organisation von internen und externen Terminen
  • Verwaltung und Verteilung der abteilungsinternen Emailanfragen / Tickets
  • Vertragswesen und Partner-Softwarelizenzmanagement
  • Pflege und Überwachung des teaminternen Projektmanagementsystems
  • Pflege und Erweiterung der teaminternen Dokumentation
  • Erstellung, Pflege und Aktualisierung von QM Dokumenten, insbesondere PDF Formulare
  • Unterstützung des Onboardings neuer Kollegen besonders innerhalb der Probezeit
  • Schreiben von Meetingprotokollen, Informieren abwesender Kollegen
  • Planung, Organisation und Durchführung regelmäßiger, teils mehrtägiger Teamevents
  • Unterstützung bei der Mitarbeiterweiterbildung (Suche von passenden Angeboten, Buchung usw.)
  • Organisation und Durchführung der quartalsweisen Team-Retrospektiven
  • Zusammenarbeit besonders mit der HR-Abteilung, der IT-Abteilung , dem allgemeinen Assistenzteam und weiteren Abteilungen

Die persönlichen Anforderungen

  • Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung (ideal: naturwissenschaftliche oder technische Ausbildung/Studium)
  • Mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung
  • Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
  • Sehr gute Computerkenntnisse, einschließlich Erfahrung mit der Microsoft Office Suite (insbesondere Powerpoint, Excel, Word) und Adobe Acrobat
  • Erfahrung im Projektmanagement
  • Technisches Grundverständnis, idealerweise im Bereich der Softwareentwicklung
  • selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil und schnelle Auffassungsgabe
  • Zuverlässig, vertrauenswürdig und dem Erfolg des Teams verpflichtet
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

  • Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen und wachstumsorientierten Softwareunternehmen
  • Flache Hierarchien und effiziente Entscheidungsprozesse
  • Positive Arbeitsatmosphäre, die sowohl individuelle Freiheit als auch Verantwortung fördert
  • Ausgeprägter Teamgeist und sehr gutes Arbeitsklima
  • Moderne Büros und Arbeitsplätze, Arbeiten mit neuesten Technologien
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Homeoffice Möglichkeiten (Mo.+Fr.)
  • Firmenevents
  • Sportmöglichkeiten und Work-Life-Balance
  • Kostenfreie Getränke, Obst und Snacks
  • Kantine mit eigenem Koch
  • Gute Verkehrsanbindungen
  • JobTicket, JobRad

Unsere Mission

Die Mission von exocad ist, hochwertigen Zahnersatz für jedermann zugänglich zu machen. Bei exocad arbeiten Sie an einem Produkt, das Menschen täglich mehr Lebensqualität verleiht. exocad bietet Ihnen ein sehr interessantes Arbeitsumfeld in einem der marktführenden Softwareunternehmen der Dentalbranche. Sie arbeiten in einem hochqualifizierten Team und haben die Möglichkeit die Management­ und Entwicklungsprozesse aktiv mitzugestalten.

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exocad GmbH | Rosa-Parks-Str. 2 | 64295 Darmstadt  | Tel.: +49 6151 6294-133 | E-Mail: recruiting@exocad.com

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* The job title does not mean the male variant, but stands for the gender-neutral designation of the profession. People are welcome regardless of gender, origin, sexual orientation and religion